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華洋電器合作蕪湖進銷存軟件

發布時間:2017-6-30 10:39:42

 

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面對采購與生產無法協同運作、集團內部分公司賬套不同、分公司間缺乏信息互動,集團領導如何才能有效提高管理能力,并掌控生產呢?

按單采購

對于以生產成套電力設備為主營業務的重慶華洋產業集團有限公司(以下簡稱華洋電器)來說,在原材料采購上,最大的特點就是要根據每個客戶的訂單制定采購計劃。因為不同的客戶采購的產品是不同的,而不同的產品需要使用的原材料也往往是不同的。針對每一個訂單,華洋電器都需要從上萬種原材料中選配元器件,為其制定出精確的采購計劃。

以前,在手工做采購計劃時,由于采購人員對生產計劃的掌控能力差,經常出現原材料少采購、多采購、錯誤采購等現象。如何實現按訂單準確采購原材料,一直是華洋電器在上ERP之前的心病之一。

通過U860,華洋電器實現了集團內部合同的實時結算和分公司間的協同管理。

批量采購

對于華洋電器來講,采購計劃做少時,需要在生產過程中根據需要臨時增加采購,并造成生產無法按計劃進行,客戶交付期無法保證;采購計劃做多時,則造成庫存增加,而由于公司客戶的訂單極具個性化,多采購回來的原材料,往往在很長時間內無法用于其他生產,將給公司帶來庫存資金的長期積壓。

理論上,從接到訂單到交付產品,客戶會給予華洋電器充足時間實施原材料采購與生產制造。在采購計劃、生產計劃都準確無誤的情況下,華洋電器也能夠輕松保證交付期。因此,對于在生產能力控制比較強的華洋電器來說,如果采購計劃準確無誤并實現準確采購,公司就沒有必要設置庫存增加資金壓力。

但是為了保證交付周期,在手工制定采購計劃時,華洋電器不得不將計劃制定得相對富裕,以保證有足夠的物料保證生產。為此,公司一直在尋找能夠實現準確制定采購計劃的方法,這也成為其選擇用友U860的重要原因之一。

對于華洋電器這樣的成套電力設備生產企業,用友U860在基于標準的基礎上,結合該行業特點,為其提供了具有成套件制造行業針對性的ERP產品。該系統上線之后,華洋電器的采購計劃完全由系統自動生成,不但解決了訂單分解成采購計劃準確性問題,而且還幫助公司實現了原材料批量采購。

以前,華洋電器連按照訂單準確制定出采購計劃都無法實現,更不用說將多個同期訂單分解,統一制定成批量采購計劃?,F在,ERP的上線,讓公司實現對同期所有訂單的集中管理,同期訂單全部被納入ERP系統,通過系統分解訂單,將各訂單所需相同的原材料進行歸類,制定出批量采購計劃。這樣既節約了采購時間,還獲得了采購成本優勢。

內部合同

華洋電器的內部管理極具特色,集團內部將銷售、生產、采購分設為獨立核算的公司,并通過內部合同的方式來進行集團內部結算。在生產過程中,生產公司需要與物料公司(負責原材料采購)進行內部合同結算,而銷售公司又需要與生產公司進行內部合同結算。

銷售公司接到訂單后,需要將訂單轉化為與生產公司及物質公司的內部合同,該合同又稱為全成本合同,將涵蓋原材料成本、制造成本、運輸成本、包裝成本等所有成本。通過將全成本與訂單銷售額的對比,集團將掌握訂單的成本與利潤核算。

精確核算

身處競爭激烈的市場環境下,華洋電器的銷售人員往往為了搶單,會不顧生產成本就急于與客戶簽訂銷售合同。而公司面對銷售人員拿回來的訂單,也往往無法準確核算出成本與利潤,從而不管有無利潤就照單生產,并導致集團無法對下屬各公司進行有效考核。

針對上述問題,華洋電器采用了內部合同的方式對各公司實施管理,通過內部結算來考核分公司。比如說,銷售公司接到客戶訂單后,通過與集團內分公司的全成本合同結算,集團就能有效掌握銷售公司在該訂單上創造的利潤率,實現對銷售公司的考核。同樣,生產公司與物質公司也通過內部合同,結算出生產上、采購上完成的生產任務。

但是在這種情況下,集團內部就會出現多套賬目:銷售公司有銷售公司的賬套,生產公司有生產公司的賬套,物質公司又有物質公司的賬套。這些賬套之間的結算,全部依賴人工方式,不但費時費力,還容易出錯,并且實際結算時間相對滯后,導致管理層不能實時掌控生產管理。

而且由于這種結算方式相對滯后,無法實時實現各分公司的賬面結算,就造成銷售人員仍然無法在簽單伊始就充分了解訂單的成本與利潤率,無法讓銷售人員在面對激烈競爭之時,有效避免簽訂不能覆蓋成本的訂單。

通過U860的上線,華洋電器的內部合同結算大為改觀。首先,各分公司之間實現了統一賬套,再也不用財務人員打印出各自賬目,進行人工核對,U860自動實現各分公司賬目之間的核算;與此同時,集團對內部分公司的考核也變得及時有效,并且能夠讓集團領導層根據整個生產上的實時信息,及時調整生產管理方式,真正有效提升了整個集團的管理水平。

協同管理

華洋電器在業務管理上分為兩個層面:一個層面是集團下屬分公司自身業務的管理,另一個層面是分公司之間的協同管理。這兩個層面上的管理缺一不可,沒有分公司內部業務正常運轉,集團業務正常運轉無從談起;而分公司間協作能力差,則會導致集團業務運轉效率下降。

但是在以往缺乏信息管理平臺,無法實時準確掌握生產信息時,即使要實現分公司內部業務有效管理都有難度,更不用說難度更高的分公司之間的協同管理。許多管理基本停滯在書面下達計劃、人工比對賬單、電話溝通交流等層面上,無法實現分公司間的高效協作。

掌控生產

與許多生產成套電力設備的企業相似,華洋電器的客戶對產品的品種、型號、規格呈多樣化、個性化要求。這就要求公司采用按單生產的方式進行生產管理:首先由銷售部門將訂單提交給產品設計部門,然后由設計部門將訂單轉化為多張圖紙分別提交給物質公司和生產公司。

在此過程中,設計部門的作用舉足輕重。一旦設計部門提供的圖紙與清單出現問題,將影響各分公司業務的正常運轉。但在手工操作情況下,一些錯誤又不可避免。例如設計部門提供的圖紙,可能由于工程師的筆跡潦草,而導致采購人員辨別失誤。

面對這種情況,采購員有時就像是中藥店內的抓藥人員,采購員根據設計部門提供的“藥方”來“抓藥”,但是不同的設計工程師往往會使用一些簡稱或術語來代替原材料的標準名稱,這就導致采購員在“按單抓藥”過程中很容易出錯。

此外,在實際生產過程中,客戶的產品需求在大的方面可劃分為不同產品系列,小的方面又可劃分為不同的產品規格。對于不同的產品系列,主件上存在差異,但在輔件上卻可能一樣;而對于同一產品系列,其主件可能一樣,只是在輔件上存在差異。

為了解決“摸瞎抓藥”問題,管理好客戶訂單,實現分公司間的信息流轉與共享,從而提高分公司間的業務協作,華洋電器通過多方調研選擇上線U860系統。

首先,通過將設計部門的PDM系統與U860系統實現集成,讓設計人員在統一系統內實現設計方案。然后,通過在U860的BOM內設置結構自由項,讓生產公司與物質公司在系統內調出主件設計方案的同時,輔件同時以下拉菜單的方式出現在主件下方,這樣就有效杜絕了由于產品品種繁多而導致采購與生產環節出現的錯誤。

通過U860對生產的管理,在杜絕采購、生產出現錯誤的同時,各分公司通過對生產信息的實時掌控,提高了相互間業務上的協作能力,而集團也有效提高了對下屬各分公司生產的協同掌控能力。

點評

ERP項目的實施,就是通過發掘企業的信息化管理需求,將標準管理軟件的理念和功能與企業真正的需求進行優化配比的過程。華洋電器的ERP項目就很好地體現了這一實施思想。

華洋電器對信息化管理的需求,除了要實現標準的ERP管理理念和功能,如按訂單生產、準確平衡地計劃、按需采購、生產料品控制等,還需要保留和實現華洋電器在經營管理上的一些創新和個性化,例如:通過內部合同方式實現的內部結算和成本歸集,集團分公司之間的業務協作和生產協同管理等等。正是通過ERP項目的成功實施,華洋電器進一步提高了經營管理能力,同時也再一次驗證了“標準、行業、個性”的企業ERP成功應用模式?! ?/span>

—用友軟件股份有限公司咨詢專家葉根平

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